Înregistrarea naşterii se face de structura de stare civilă din cadrul S.P.C.L.E.P. sau, după caz, de ofiţerul de stare civilă din cadrul primăriei unităţii administrativ-teritoriale în a cărei rază s-a produs evenimentul, în baza următoarelor documente:
- certificatul medical constatator al naşterii;
- actul de identitate al mamei şi al declarantului, dacă naşterea nu este declarată de mamă;
- certificatul de căsătorie al părinţilor copilului, în original şi fotocopie, iar dacă aceştia poartă nume de familie diferit, declaraţia scrisă cu privire la numele pe care îl va dobândi copilul, semnată de ambii părinţi în faţa ofiţerului de stare civilă sau a notarului public;
- declaraţia de recunoaştere a copilului născut în afară căsătoriei, dată de către tată în faţa ofiţerului de stare civilă care înregistrează naşterea, din care să rezulte şi numele de familie pe care îl dobândeşte copilul, la care se anexează consimţământul mamei.
În situaţia în care unul dintre părinţi sau ambii sunt cetăţeni străini sau apatrizi, sunt necesare documentele prevăzute mai sus, precum şi următoarele:
- paşaportul părintelui cetăţean străin sau apatrid/părinţilor cetăţeni străini sau apatrizi, respectiv actul de identitate pentru cetăţenii statelor membre ale Uniunii Europene ori Spaţiului Economic European sau ai Confederaţiei Elveţiene sau, după caz, documentul de identitate eliberat de Inspectoratul General pentru Imigrări, în original şi în fotocopie. În cazul cetăţenilor străini sau apatrizilor ale căror acte de identitate/călătorie nu conţin date înscrise prin utilizarea alfabetului latin se solicită traducerea legalizată a filei care conţine datele de identificare ale persoanei; dacă din documentele străine prezentate nu rezultă în mod distinct care este numele de familie şi prenumele se solicită declaraţia notarială a titularului în acest sens;
- certificatul de căsătorie al părinţilor copilului, înregistrat în registrele de stare civilă române, dacă unul dintre părinţi este cetăţean român; dacă ambii părinţi sunt cetăţeni străini se prezintă certificatul de căsătorie, în original, precum şi traducerea legalizată a acestuia, apostilate/supralegalizate conform art. 72 alin. (6) din HG 64/2011.
În situaţia în care ambii părinţi au vârsta sub 14 ani, este necesar certificatul medical constatator al naşterii, certificatul de naştere al mamei, precum şi actul de identitate al reprezentantului legal al acesteia sau al declarantului, dacă declararea naşterii nu este făcută de reprezentantul legal al mamei copilului.
În situaţia în care mama copilului are vârsta sub 14 ani, iar tatăl nu recunoaşte copilul, sunt necesare documentul prevăzut, certificatul medical constatator al naşterii, precum şi următoarele:
- certificatul de naştere al mamei;
- actul de identitate al reprezentantului legal al mamei sau al declarantului, dacă declararea naşterii nu este făcută de reprezentantul legal al mamei.
Când declaraţia naşterii este făcută de un cetăţean străin necunoscător al limbii române ori de o persoană cu handicap auditiv sau surdocecitate, documentele necesare înregistrării actului se solicită prin intermediul unui interpret autorizat sau, după caz, interpret autorizat al limbajului mimico-gestual ori al limbajului specific persoanelor cu surdocecitate.
În cazul în care părinţii au domicilii diferite, părintele care declară naşterea va da o declaraţie din care să rezulte la care dintre părinţi are domiciliul copilul.
